Arbeitsschutzorganisation

Wie organisiere ich den Arbeitsschutz in meinem Unternehmen?

Dies ist der erste Teil einer einführenden Beitragsserie, in der ich auf die wichtigsten Elemente im Arbeitsschutz näher eingehe.

Ich beantworte in diesem Beitrag u.a. diese Fragen:

  • Wer ist verantwortlich für den Arbeitsschutz im Unternehmen?
  • Wer hat welche Aufgaben und Verantwortung?
  • Wie hängt die Arbeitsschutzorganisation mit der „normalen“ Betriebsorganisation zusammen?

Die anderen Beiträge dieser Serie finden Sie hier:
Teil 2: Sichere Arbeitsbedingungen
Teil 3: Qualifikation für sicheres Arbeiten
Teil 4: Notfallvorsorge

Grundsätzliches zu Rollen und Verantwortung

Der Arbeitgeber ist verantwortlich für eine funktionierende Arbeitsschutzorganisation im Betrieb.

Soweit das Bundesministerium für Arbeit und Soziales.

Heißt das jetzt, dass Sie als Unternehmer alles wissen und können müssen?

Nein. Genauso wenig wie bei anderen Themen, beispielsweise dem Steuerrecht, müssen Sie alles selbst machen. Was gemeint ist, ist dass Sie, auch wenn Sie Aufgaben und damit zusammenhängend Verantwortung übertragen, Sie in der Verantwortung bleiben. Auch ein Steuerberater nimmt Ihnen nicht die Verantwortung dafür ab, dass Sie Ihre Steuern richtig und pünktlich bezahlen.

Welche Verantwortung übertragen werden kann und welche Verantwortung trotzdem bei Ihnen bleibt, werde ich in einem anderen Beitrag betrachten.

Hier geht es darum, wer als Mitarbeiter oder Externer welche Aufgaben und die damit verbundene Verantwortung übernimmt. Also, wie Sie eine vernünftige Arbeitsschutzorganisation aufbauen.

Der Arbeitgeber

Der/die Unternehmer:in – in diesem Zusammenhang reden wir besser vom Arbeitgeber:in – hat bekanntermaßen die Gesamtverantwortung für das Unternehmen. Selbstverständlich, er trägt ja auch das unternehmerische Risiko und fährt den unternehmerischen Erfolg ein.

Als Arbeitgeber:in sind Sie Ihren Mitarbeiter:innen gegenüber nicht nur weisungsbefugt und können deren Arbeitsleistung einfordern. Mit der Beschäftigung anderer Menschen übernehmen Sie Verantwortung für diese. Beginnend bei der Entlohnung bis hin zur Verantwortung für geeignete Arbeitsbedingungen zur Vermeidung von Unfällen und arbeitsbedingten Erkrankungen – was für ein Satzungetüm.

Die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers für seine Arbeitnehmer ist sogar gesetzlich geregelt. Dies beinhaltet insbesondere den Schutz vor Beeinträchtigungen der Gesundheit durch die Arbeit.

Die Führungskräfte

Hat Ihr Unternehmen mehrere hierarchische Ebenen – gibt es beispielsweise Abteilungsleiter oder Poliere oder Kolonnenführer, führen diese ihre Mitarbeiter, das heißt teilen deren Arbeit ein und leiten sie bei ihrer Arbeit an. Mit der Übernahme von Führungsaufgaben übernehmen sie direkt die Verantwortung für ihre Mitarbeiter. Wenn auch vielleicht vordergründig nur für deren Arbeitsleistung.

Daher bietet es sich geradezu an, die Führungskräfte konkret in den Arbeitsschutz einzubinden. Ihnen die ihrer Position angemessenen Aufgaben und Verantwortung im Arbeitsschutz zu übertragen.

Die Mitarbeiter

Jeder einzelne Arbeitnehmer ist in die Arbeitsschutzorganisation eingebunden. Er hat Mitwirkungspflichten, die, vergleichbar der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers, gesetzlich geregelt ist. Der einzelne Mitarbeiter hält sich an die Regeln und arbeite , wie es sein Arbeitgeber, bzw. sein Arbeitsvertrag vorgibt. Darüber hinaus sollte jeder Arbeitnehmer ein ureigenes Interesse haben, gesund zu bleiben und keine Unfälle zu erleiden.

So schnell ist die direkte Linie von der Unternehmensleitung über die Führungskräfte bis zu den Mitarbeitern abgedeckt.

Besondere Funktionen

Wir kennen im Arbeitsschutz spezielle Funktionen und Berufsbilder. Von Sicherheitsbeauftragten, Sicherheitsfachkräften oder Betriebsärzten haben Sie schon gehört. Diese haben durchaus ihre Berechtigung. Denn das Fachwissen, um Arbeitsschutz erfolgreich zu betreiben, ist halt Fachwissen und kein Allgemeinwissen. Dafür ist es einfach zu komplex.

Deshalb gibt es für bestimmte Aufgaben und Fragestellungen diese Experten, die Sie als Arbeitgeber bei der Umsetzung unterstützen. Aus dieser Wortwahl kann man ableiten, welche Verantwortung diese Experten übernehmen können: Diese Personen sind dafür verantwortlich, Sie als Unternehmer richtig zu unterstützen.

Das heißt, sie müssen sachlich und fachlich korrekt helfen. Sie können aber nicht die Verantwortung für das Ergebnis übernehmen – schlicht und ergreifend weil Sie als Unternehmer oder Führungskraft die Entscheidungen treffen.

Gerade bei Sicherheitsbeauftragen wird schnell noch eines deutlich: Sicherheitsbeauftragte übernehmen diese Funktion üblicherweise zusätzlich zu ihrer normalen Arbeit und machen das nicht hauptberuflich. Darum heißt es in der Regel, sie werden gemäß ihrer Möglichkeiten tätig.

Die Möglichkeiten umfassen

  • ihre Qualifikation – ihr Fachwissen
  • ihre Kompetenzen – was dürfen sie entscheiden oder sogar verantworten
  • ihre Ressourcen – hier die Frage, wie viel Zeit haben sie für ihre Aufgaben zur Verfügung

Stellen Sie sich vor, ein Sicherheitsbeauftragter bekommt nicht die Möglichkeit, Lehrgänge zu besuchen um sich weiterzubilden. Mit dem Expertenwissen wird es vermutlich nicht weit her sein.

Die logische Folge: wollen Sie gute Unterstützung, sorgen Sie dafür, dass Sie gute Unterstützer haben.

Haben Sie einen Betriebsrat?

Wenn ja, haben Sie einen weiteren Akteur in Ihrer Arbeitsschutzorganisation.

Kurz und schmerzlos: der Betriebsrat vertritt die Interessen der Arbeitnehmer. Und ein wesentliches Interesse der Arbeitnehmer ist sicher zu arbeiten.

Dies hat auch unser Gesetzgeber erkannt, und entsprechend Aufgaben und Verantwortung in der betrieblichen Mitbestimmung festgelegt. Der Betriebsrat hat somit ein grundsätzliches Interesse daran, am Aufbau und der Umsetzung des Arbeitsschutz in Ihrem Betrieb mitzuwirken.

Wie binde ich die verschiedenen Funktionen in die Organisation ein – wie übertrage ich die Aufgaben und Verantwortung?

Die Frage, wie Aufgaben und Verantwortung richtig delegiert werden, ist schwer zu beantworten. Spätestens wenn es zu juristischen Streitigkeiten kommt, finden sich Ansatzpunkte, die Aufgabendelegation in Frage zu stellen. Aber wir arbeiten ja daran, dass es nicht zu juristischen Auseinandersetzungen kommt.

Ein paar Grundsätze zu befolgen, hilft Ihnen schon weiter, als viele andere Unternehmen heute sind:

  • Einbindung der Beteiligten
  • Geben und Nehmen
  • Schriftform
  • Kontrolle

Sprechen Sie mit den Beteiligten

Stülpen Sie Ihren Leuten die Aufgaben nicht über. Sprechen Sie das, was Sie vorhaben, vorher mit ihnen durch. Holen Sie sich ihre Meinung ein, oft haben sie gute Ideen, wie es konkret laufen kann.

Lassen Sie sich aber deshalb nicht ihre Entscheidungs- und Weisungskompetenz nehmen, Sie bleiben dafür verantwortlich, dass es läuft.

Fordern Sie nicht nur, ermöglichen Sie das Ergebnis

Ihr Mitarbeiter kann Aufgaben nur erfüllen, wenn er es kann. Hört sich blöd an, stimmt aber: Er muss für die Aufgabe qualifiziert sein, also schlicht und ergreifend wissen, wie es geht. Er muss die Zeit haben, die Aufgabe gut zu erledigen. Er braucht die zur Aufgabe erforderlichen Kompetenzen. Beispielsweise sollte eine Führungskraft disziplinarische Maßnahmen umsetzen, wenigstens aber veranlassen können, um sich im Fall des Falles durchsetzen zu können.

Legen Sie es schriftlich fest

Getreu dem alten Auditorengrundsatz: nicht dokumentiert ist nicht gemacht. Einfache Kiste: wie wollen Sie nachweisen, dass Sie eine Aufgabe übertragen haben, wenn der Betreffende das abstreitet und Sie nichts in der Hand haben.

Die Dokumentation ist kein Hexenwerk: Gucken Sie erst mal, was Sie bereits haben: bei Führungskräften sollte der Arbeitsvertrag viel hergeben. Mit externen Beauftragten haben Sie wahrscheinlich einen Vertrag geschlossen. Gibt es einen Tarifvertrag/Manteltarifvertrag, der entsprechendes hergibt? Eine Arbeitsordnung für Ihren Betrieb?

Wenn nichts da ist, sollten Sie wenigstens die wesentlichen Funktionen mit Aufgaben, Ressourcen und Verantwortung schriftlich bestellen. Das braucht keinen besonderen Aufwand, listen Sie die Punkte stichwortartig auf, Datum, Unterschriften, fertig.

Wie das im Detail aussehen kann, würde den Rahmen dieses Beitrags deutlich sprengen. Ich werde in einem anderen Beitrag darauf zurück kommen.

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

Dieses Zitat wird Lenin zugeschrieben. Ich bevorzuge die alte russische Redewendung „Vertraue, aber prüfe nach“. Wo wären wir, wenn wir uns nicht auf unsere Mitarbeiter verlassen könnten. Trotzdem ist ein gewisses Maß an Kontrolle unabdingbar. Sogar möglich, ohne dass das Vertrauen darunter leidet.

Fragen Sie einfach mal nach oder lassen Sie sich berichten. Wie läuft´s, kannst du die Aufgaben so umsetzen, wie wir es uns vorgestellt haben? Damit kommen Sie Ihren Überwachungspflichten nach, wissen den aktuellen Stand, sehen ob Unterstützung Ihrerseits nötig ist. Sie zeigen Ihrem Gegenüber, dass Sie es ernst meinen mit der Aufgabe.

Welche Rollen/Funktionen müssen abgedeckt sein?

Im Wesentlichen gibt es die gesetzlichen Anforderungen an die speziellen Funktionen:

Unternehmen mit mehr als zwanzig Mitarbeitern müssen Sicherheitsbeauftragte bestellen. Die Anzahl ergibt sich aus der Anzahl der Beschäftigten. Bei weniger als zwanzig Mitarbeitern kann die Berufsgenossenschaft unter bestimmten Voraussetzungen die Bestellung anordnen.

Arbeitgeber – also alle Unternehmer, die Mitarbeiter beschäftigen – müssen Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit bestellen. Deren Aufgaben sind gesetzlich geregelt und werden in späteren Beiträgen ausführlich behandelt.

Die Anzahl der Betriebsärzte oder Sicherheitsfachkräfte ist dabei nicht festgelegt. Festgelegt sind in berufsgenossenschaftlichen Vorschriften detailliert die Einsatzzeiten dieser Funktionen in Stunden pro Jahr. Die Einsatzzeiten ergeben sich aus der Mitarbeiterzahl und einer Einschätzung der Gefährlichkeit des Betriebs, die anhand der Einstufung in Wirtschaftszweige erfolgt.

Darüber hinaus kann es zusätzliche gesetzlich geforderte Funktionen geben, wie beispielsweise Strahlenschutz- oder Laserschutzbeauftragte.

Wir kennen Funktionen, die nicht unbedingt regelmäßig im Arbeitsschutz aktiv sind, aber trotzdem eine wichtige Rolle spielen. Hier sehe ich in erster Linie die Ersthelfer und Brandschutz- oder Evakuierungshelfer.

Die „normalen“ Mitarbeiter im Unternehmen und ihre Rollen haben wir vorhin schon erarbeitet. Ich erwähne sie hier der Vollständigkeit noch einmal.

Was bedeutet das konkret für Ihr Unternehmen?

Haben Sie eine Fachkraft für Arbeitssicherheit beauftragt? Stellen Sie ihr die folgenden Fragen. Sie können natürlich auch Ihren Betriebsarzt oder Sicherheitsbeauftragen fragen – oder mich:

  • wissen unsere Mitarbeiter, welche Aufgaben und Verantwortung sie im Arbeitsschutz haben?
  • wissen sie, wie sie diese umsetzen
  • sind die notwendigen Funktionen bestellt und entsprechend tätig?
    (Sicherheitsbeauftragte, Fasi, Betriebsarzt)
  • kennen die Verantwortlichen (Führungskräfte) ihre Aufgaben und Verantwortung und nehmen diese wahr?
  • Sind die Kompetenzen der Führungskräfte festgelegt?
  • Sind die Aufgaben aufeinander abgestimmt?
  • Überwache ich die Umsetzung und unterstütze meine Leute bei ihren Aufgaben?

Diese paar wenigen Fragen reichen bereits aus, um sich einen guten Eindruck zu verschaffen, wie der Arbeitsschutz in Ihrem Unternehmen organisiert ist. Sie sehen recht schnell, in welchen Bereichen Sie Handlungsbedarf haben könnten oder wo Sie gut aufgestellt sind.

Fazit, Ausblick auf die nächsten Teile der Serie

Den Arbeitsschutz im Unternehmen zu organisieren, bzw. die Organisation zu hinterfragen und zu optimieren, hat nicht nur die unmittelbar sich aus einer verbesserten Organisation ergebenden Vorteile. Beispielsweise mehr Rechtssicherheit oder ein vertieftes Verständnis für die wechselseitigen Beziehungen zwischen verantwortlichen und unterstützenden Funktionen. Ein bessere Einschätzung des Unternehmers, welche gesetzlich vorgeschriebenen Funktionen für den Betrieb da sind und wie diese für ein optimales Ergebnis eingesetzt werden können.

Mit der Aufbauorganisation legen Sie den Grundstein, Ihren Verpflichtungen im Arbeitsschutz sinnvoll nachkommen zu können. Welche das sind und wie Sie damit am besten umgehen, erfahren Sie in den nächsten Teilen dieser Beitragsserie und in vielen weiteren Blogbeiträgen.

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